Privacy bij je sollicitatie

1.Wie verantwoordelijk is

Kettner Edelmetalle KG Schönbühlstraße 9 78052 Villingen-Schwenningen Telefoon +49 7930 2699 E-mail info@kettner-edelmetalle.de HRA 709740, Amtsgericht Freiburg i. Br.

Vragen over privacy stuur je direct naar datenschutz@kettner-edelmetalle.de.

2.Welke gegevens we verwerken

• Je gegevens uit het formulier: Voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, postcode en woonplaats, je antwoorden op de vragen over de functie (bijvoorbeeld vroegste startdatum of salariswens) en je bericht aan ons.
• Je documenten: Cv, motivatiebrief, getuigschriften en andere documenten die je uploadt. Een foto is vrijwillig.
• Wat er tijdens de sollicitatieprocedure ontstaat: Notities en beoordelingen van ons team, gespreksnotities, afspraken, het resultaat van de AI-ondersteunde voorselectie (paragraaf 4), bij een gesprek op verzoek het resultaat van een persoonlijkheidstest, de feedback op een kennismakingsdag en onze communicatie met jou.
• Technische gegevens: Tijdstip van de sollicitatie, via welke weg je bij ons bent gekomen (bijvoorbeeld via een vacaturesite) en je IP-adres ter bescherming tegen spam en misbruik.

Stuur ons geen informatie over gezondheid, religie, afkomst, politieke opvattingen of vakbondslidmaatschap. Die hebben we voor je sollicitatie niet nodig.

3.Waarvoor we de gegevens gebruiken en op welke grondslag

• Je sollicitatie beoordelen en de procedure uitvoeren (contact, gesprekken, kennismakingsdag, beslissing): art. 6 lid 1 sub b AVG, omdat het gaat om het aangaan van een arbeidsrelatie.
• Talentpool: Als je ermee instemt, nemen we je 12 maanden op in onze talentpool en nemen we contact op bij passende vacatures. De grondslag is je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG).
• Berichten via WhatsApp: alleen als je ermee instemt (art. 6 lid 1 sub a AVG). Anders krijg je alles per e-mail.
• Persoonlijkheidstest tijdens het gesprek: vrijwillig, alleen met je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Wie niet meedoet, heeft daardoor geen nadeel.
• Bescherming tegen spam en misbruik, IT-beveiliging en verweer tegen rechtsvorderingen: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Als we je aannemen, nemen we de benodigde gegevens over in je personeelsdossier.

4.AI in het sollicitatieproces

• We gebruiken een AI-ondersteunde voorselectie. Die leest je documenten en antwoorden en vergelijkt ze met de eisen van de functie. Daaruit ontstaan een samenvatting en aandachtspunten voor ons team, bijvoorbeeld waarover we in het gesprek moeten praten.
• De AI beslist niets. Of we je uitnodigen of afwijzen, beslist altijd iemand uit ons team. Er is geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.
• De AI krijgt je foto niet. We analyseren geen gezichten, stemmingen of gevoelens.
• De AI draait bij een dienstverlener met een datacenter in de Europese Unie. Je gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Je kunt vragen dat een mens de AI-beoordeling van je sollicitatie controleert, en ons jouw standpunt laten weten. Schrijf daarvoor naar datenschutz@kettner-edelmetalle.de.

5.Waar je gegevens vandaan komen

• Meestal van jezelf: via het formulier, per e-mail of telefonisch.
• Als je via een vacaturesite solliciteert, stuurt die site ons je sollicitatie door.
• Als je vóór de start van deze pagina via ons vorige sollicitatiesysteem hebt gesolliciteerd, hebben we je sollicitatie overgenomen in ons eigen systeem. Er gelden dezelfde regels als voor elke nieuwe sollicitatie.
• Als iemand uit ons team je heeft aanbevolen, slaan we op wie dat was.
• Bij leidinggevende functies controleren we in individuele gevallen openbaar toegankelijke beroepsgegevens, zoals LinkedIn, het handelsregister en de pers.

6.Als we je zelf benaderen (active sourcing)

• Waar de gegevens vandaan komen: Je naam, de link naar je openbare beroepsprofiel (bijvoorbeeld LinkedIn of XING) en zakelijke contactgegevens die je daar zelf publiceert. We lezen profielen nooit automatisch uit, een medewerker legt elke persoon afzonderlijk vast.
• Waarvoor en op welke grondslag: We willen je benaderen voor een passende functie bij Kettner Edelmetalle. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om goede medewerkers aan te nemen (art. 6 lid 1 sub f AVG). We informeren je hierover uiterlijk in ons eerste bericht, anders binnen een maand (art. 14 AVG).
• Hoe lang: Reageer je niet, dan verwijderen we je gegevens uiterlijk 6 maanden na het eerste contact. Solliciteer je, dan geldt alles wat hier over sollicitaties staat.
• Geen interesse? Een kort bericht is genoeg. We verwijderen dan je gegevens en bewaren alleen een onomkeerbare controlewaarde van je profiellink, zodat niemand van ons je opnieuw benadert.
• We sturen nooit automatisch berichten. We schrijven je persoonlijk aan via het netwerk waar we je hebben gevonden.

7.Wie je gegevens ziet

• Bij Kettner: alleen de mensen die betrokken zijn bij het invullen van de vacature, dus recruitment, de verantwoordelijke leidinggevende en de directie. Wie wat ziet, is met vaste rechten geregeld.
• Dienstverleners in onze opdracht (verwerking in opdracht volgens art. 28 AVG, gebonden aan onze instructies): servers en hosting, versleutelde opslag van je documenten, het versturen van onze e-mails, onze kantoorsoftware voor e-mail, agenda en videogesprekken, de AI-dienst uit paragraaf 4 en de beveiliging van het formulier tegen bots. WhatsApp gebruiken we alleen als je daarmee instemt.
• Zit een dienstverlener buiten de EU, dan geven we gegevens alleen door op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-US Data Privacy Framework) of de modelcontractbepalingen van de EU.
• Voor een kennismakingsdag melden we je met je naam aan bij onze receptie.
• We verkopen je gegevens niet en geven ze niet voor reclame aan anderen door.

8.Hoe lang we je gegevens bewaren

• Na afloop van de procedure: We bewaren je sollicitatiegegevens, zodat we je bij passende vacatures opnieuw kunnen benaderen. Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze opslag en om verwijdering van je gegevens vragen. Dan verwijderen we je gegevens, tenzij wettelijke verplichtingen dat verhinderen.
• Talentpool: 12 maanden vanaf je toestemming. 30 dagen voor het verstrijken vragen we je of je erin wilt blijven. Zonder antwoord halen we je uit de talentpool.
• Als we je aannemen: De benodigde gegevens gaan naar je personeelsdossier, daar gelden eigen termijnen.
• Uitzondering: Loopt er een juridisch geschil, dan bewaren we de benodigde gegevens tot het einde daarvan.
• Na de verwijdering blijft hooguit een statistiek over zonder verband met jou, bijvoorbeeld hoeveel sollicitaties een vacature had.

9.Zo beschermen we je gegevens

We slaan je documenten versleuteld op. We accepteren alleen PDF-bestanden en afbeeldingen en controleren elk bestand op verborgen inhoud zoals scripts. Alleen wie daarvoor bevoegd is, heeft toegang. De links naar je statuspagina en naar de afspraakplanning zijn persoonlijk en verlopen.

10.Je rechten

Je hebt recht op inzage (art. 15 AVG), correctie (art. 16), verwijdering (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18) en overdraagbaarheid van gegevens (art. 20). Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 21). Een toestemming kun je altijd intrekken, met ingang voor de toekomst (art. 7 lid 3).

Het snelst gaat het via je statuspagina: daar kun je je sollicitatie intrekken en de verwijdering van je gegevens aanvragen. Of je schrijft naar datenschutz@kettner-edelmetalle.de.

Je kunt daarnaast een klacht indienen bij een toezichthouder voor gegevensbescherming. Bevoegd voor ons is de Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

11.Moet je ons gegevens geven?

Nee. Zonder je contactgegevens en informatie over je ervaring kunnen we je sollicitatie echter niet beoordelen. Foto en motivatiebrief zijn vrijwillig.

12.Cookies en metingen op de carrièrepagina

Voor de carrièrepagina geldt de privacyverklaring van onze website. Meettools en ingesloten video’s laden pas na je toestemming.